朝パソコンを開くと、膨大なメールが来ていたなどないでしょうか。
なんと、1日あたり2時間半ほどがメールチェックに奪われているという調査結果があります。
（大手コンサルティング会社）マッキンゼー
メール1本返信が数分であっても、その数分が積み重なり、映画1本見れるほどの時間になってしまうのです。
メール業務も仕事だから仕方ないと考えますか？
そんなことはありません。あなたには、あなたが主体的に対応しなければならない仕事があるはずです。
ちょっとした工夫を取り入れるだけで、メールのロスタイムは大幅に減らすことが出来ます。
その手法を5つ紹介します。
１．1回見たメールを見返さない
同じメールをなんども見返すことをしていませんか。
ここで重要になるのは、シングルタッチ・ルールです。
シングルタッチとは、「1度読んだメールは2度と触らない」という意味です。
昔のメールを無駄に読み返すことに1日27分もの時間が節約できます。
それでは、シングルタッチにするにはどうしたらよいでしょうか。
そのためには、
- 読んだメールは削除する
- フォルダ分けする
さすがに、メールを削除するのは勇気がいるよね、という方は
となります。
あまりに多すぎるフォルダを作ると、格納する時も判断が入りますし、
探すのも面倒です。
大きく２つのフォルダに分けることで判断は容易で速くなります。
また、膨大な数のメールは、検索機能で探すことをお勧めします。
３．通知を切る
メールの通知が頻繁に来て、仕事がそのたびに中断されてしまう時は
ないですか？
すぐにメールを見て、返信をしなければならないでしょうか。
実は、すぐにメールを返してほしいと考える人は 10人に1人。
であれば、定期的にメールをチェックするので良いと思いませんか？
およそ1時間～2時間に1回、メールをチェックする様にして下さい。
仕事のしかたによっては、3～4時間に1回のメールチェックで済むといった方もいるかと
思います。
まずは、メールにすぐに反応しなければという意識は無くてよいです。
４．余計なメールはブロック
日々送られて来るメールの62%は不要なものだという調査結果があります。
迷惑メール、セールスメール、興味の無いニュースレターなどは
なるべくブロックしてしまいましょう。
受信ボックスには、読むべきメールだけが入っていることが理想です。
- 迷惑メールをきちんとブロックする
- 利用していない定期メール配信を止める
上記対応をとるようにしてください。
こういった手続きをこまめにすることで、受信ボックスが見やすくなります。
５．朝一番でメールは見ない
朝の仕事計画を立てることもなく、朝1番でメールを見ることをしていませんか？
朝1番でメールチェックをすると、その対応にまずとりかかってしまう可能性が高くなります。
そのためには朝1番でメールを見ないということを意識づけて下さい。
それだけで、メール中心の受動的な仕事から、自分で組み立てられる能動的な仕事に
変えていくことができます。
緊急ではないが重要な仕事、あなたでないと出来ない仕事はメール対応意外のところに
あることが多いように思います。
朝1番にメールを見ない、を実行してみて下さい。